Начало работы

• Создание структуры организации
• Создание типов документов
• Предоставление доступа к папкам
• Предоставление доступа к справочникам
• Работа пользователей с документами

Для входа в систему откройте меню "Пуск" и запустите "FossLook Администратор":

Замечание: Приложение "FossLook Администратор (расширенный режим)" не рекомендуется для начального изучения системы, так как имеет более сложный интерфейс.

Заполните поля в диалоге подключения:

• Сервер рекомендуется выбрать из выпадающего списка (ваш экземпляр будет виден), либо оставить входные данные как на рисунке. Вы также можете просто ввести "localhost", или имя машины, где установлен сервер.
• Аутентификация - выбрать FossDoc
• Логин - ввести Administrator (система будет предлагать ваш логин по умолчанию, но следует ввести именно "Administrator".)
• Пароль - ввести 123

В случае, если у вас есть вопросы или сложности со входом, обращайтесь на наш форум, мы подскажем решение.

После нажатия на кнопку "Подключиться" вы войдете в программу "FossLook Администратор":

Создание структуры организации

Вы вошли в систему, но у вас всего один пользователь - Administrator. Эта учетная запись не предназначена для повседневной работы сотрудников, поэтому вам нужно создать хотя бы одно подразделение, а в подразделении - создать сотрудников. Для этого перейдем в пункт меню "Подразделения" и выберем "Добавить подразделение".

Введите название своей организации. Мы, в качестве примера, организацию назовем ООО "Консалтинг". После ввода названия сохраните это подразделение.

Теперь нам доступна кнопка "Создать сотрудника", нею и воспользуемся.

Введем минимально необходимые данные для создания пользователя в системе, который одновременно будет и сотрудником подразделения, и сохраним пользователя.

Затем создадим еще одного сотрудника. В результате у нас будет подразделение с двумя сотрудниками.

Создание типов документов

Сотрудников мы создали для того чтобы в дальнейшем продемонстрировать их работу с документами. Но пока в системе еще нет ни одного документа. Начнем их создавать. Для этого необходимо перейти в пункт меню "Библиотеки документов". Система поставляется с определенным набором библиотек, обеспечивающих ее работу, но нам нужно создать свою библиотеку. Для этого выберете "Создать" Подробнее о библиотеках документов в статье "Создание библиотеки документов".

Библиотеки могут иметь произвольное имя. Мы свою назовем - "Маркетинговые документы".

После сохранения библиотеки нам становится доступной возможность создания типов документов. Тип документа определяется набором полей и функций присущих ему. Например, мы создадим два типа документа "Коммерческое предложение" и "Техническое предложение". Подробнее о том как создать собственный тип документа в статье "Создание собственного типа документа".

Для нашего типа документа "Коммерческое предложение" выберем некоторые функции, отметив их,

и создадим поля, описывающие наш тип документа, нажав "Создать".

Для простоты изложения будем считать что наш тип документа "Коммерческое предложение" будет иметь два поля "Дата документа" с типом "Дата" и "Краткое содержание" с типом "Строковый индексируемый". Со всеми типами полей можно ознакомиться в статье "Типы полей, поддерживаемые в документах FossLook".

В результате мы получим наш тип документа "Коммерческое предложение".

Теперь создадим тип документа "Техническое предложение". Только вместо создания новых полей будем добавлять поля из списка уже существующих. Для этого выберем пункт "Добавить" поле, и добавим в тип документа уже существующие поля в "Коммерческом предложении" т.к. эти поля подходят по смыслу и для "Технического предложения". Также выберем нужные функции для типа документа, как и в предыдущем случае.

В результате получим библиотеку с двумя типами документов и папками для их хранения. Имена папок совпадают с именами документов.

Предоставление доступа к папкам

Переименуем папку с "Коммерческое предложение" на "Коммерческие предложения" т.к. в папке будет храниться много документов. Такое же действие произведем и для второй папки.

Теперь предоставим доступ ранее созданным пользователям к нашим папкам. Для этого, вначале, необходимо разорвать доступ к папке от родительского объекта т.е. щелкнуть по надписи "Щелкните здесь чтобы настроить доступ..."

А затем выбрать пользователей, которым будет предоставлен доступ к папкам.

В нашем примере, к папке "Коммерческие предложения" мы предоставим полный доступ Прохорову, а к папке "Технические предложения" - полный доступ предоставим Королевой, а Прохорову - доступ на чтение. Для того чтобы выбрать уровень доступа пользователя щелкните левой клавишей мыши в колонке "Уровень доступа" на строке пользователя, доступ которого хотите изменить. Подробнее об уровнях доступа можно прочитать в статье "Варианты предоставления доступа к папкам, документам и полям документа".

Предоставление доступа к справочникам

В созданных нами типах документах в качестве одного из полей используется справочник "Корреспонденты", так как на этапе создания типа документа мы включили в него функцию "Документ с корреспондентом". По умолчанию на все справочники система дает пользователям разрешение только на чтение. Нам же необходимо дать возможность пополнять этот справочник. Для этого перейдем на библиотеку "Корреспонденты и контакты", которая поставляется с системой, установим курсор на справочник "Корреспонденты", щелкнем правой клавишей мыши и изменим разрешения на этот справочник.

Дадим Королевой разрешение на полный доступ. При таких разрешениях все могут просматривать этот справочник, а Королева имеет к нему полный доступ.

Работа пользователей с документами

Теперь посмотрим как наши, ранее созданные пользователи, видят созданные нами папки и документы. Для этого зайдем в систему клиентской программой, от имени пользователя Прохоров, введя его логин и пароль. (Эти данные мы вводили на этапе создания пользователей см. выше)

Как видно из рисунка ниже, пользователь Прохоров видит два раздела. 1 - почтовые папки, которые система предоставляет пользователям по умолчанию, и 2 - две созданные нами ранее папки "Коммерческие предложения" и "Технические предложения". Документов в папках пока нет.

Пользователь Королева видит только одну папку "Технические предложения". Создадим документ и отправим его по маршруту, например, "На ознакомление". Для этого нажмем "Создать".

Заполните все поля в документе, учитывая специфику заполнения справочного поля (вначале нужно создать саму запись в справочнике, а затем ее выбрать) и добавьте вложенный файл.

Теперь этот документ можно отправить по маршруту. Подробнее о маршрутах можно прочитать в статье "Маршрутизация документов".

Выберем сотрудника, которому будем отправлять документ.

Заполним все поля поручения, которые требует система, и отправим документ по маршруту. В результате получим документ с маршрутом.

Поручение по документу, который мы отправили по маршруту, поступит в папку "Входящие" Прохорова.

Открывая это поручение, пользователь автоматически открывает сам документ в точке маршрута.

Учитывая то, что мы ранее давали пользователю Прохоров право на чтение папки "Технические предложения", то также будет видеть этот документ и просто в папке.

Вы можете создавать свои библиотеки и типы документов, как показано в этой статье, а можете импортировать уже готовые библиотеки. Мы подготовили для Вас несколько типовых документов, которые Вы сможете импортировать в свою систему, и которые облегчат Вам дальнейшее знакомство с FossLook. Описание библиотек типовых документов в найдете в одноименной статье.