FossLook повысит эффективность Вашего бизнеса

Эффективность работы любого бизнеса определяется отношением результатов работы к затратам на эти работы. Чем выше этот показатель – тем лучше.

Автоматизация работы предприятия одно из средств увеличения эффективности. Но автоматизация – это весьма широкий спектр проблем решение, которых не под силу какой-либо одной системе. На предприятиях с различными родами деятельности существую свои производственные, технологические, логистические, складские, бухгалтерские и иные специфические процессы. И каждый из них может требовать свою систему автоматизации.

Но один из процессов можно выделить особо – управленческая деятельность, которая занимает далеко не последнее место в улучшении эффективности работы предприятия. Этот процесс присутствует на любом предприятии (организации). Управленческая деятельность подразумевает под собой необходимость организации действий других людей в направлении достижения общих целей. Таким образом, она распространяется и на все остальные специфические бизнес-процессы. Управленческая деятельность порождает самые разнообразные типы документов, которые тесно интегрированы с данными, участвующими в других процессах. Следовательно, система автоматизации должна позволять создавать произвольные типы документов и обеспечивать работу с ними.

Для этого, прежде всего, нужно решить набор задач, который обеспечит эффективную работу с данными, учитывая, что набор этих данных на различных предприятиях может сильно отличаться. Внедрение любой узкоспециализированной системы обычно приводит к тупиковым результатам или требует изменения всего процесса управления.

Разрабатывая платформу FossLook, мы стремились создать систему, которую легко адаптировать для работы с произвольным набором данных и, которая позволит сотрудникам предприятия качественно взаимодействовать между собой. Перечень задач, которые решает FossLook, приведен ниже.

Хранение данных

Используя FossLook, мы сможем структурировать данные и собрать их в единую базу. Так, собранные и структурированные данные, позволят работать гораздо эффективнее. При этом не нужно задумываться о том, где сохранили ту или иную информацию. FossLook обеспечивает этот функционал при помощи системы управления библиотеками документов. Данные хранятся в папках в виде карточек, описывающих документы и непосредственно самих документов.

Распределение доступа к данным

Данные доступны сотрудникам не в одинаковой мере. Одни пользователи могут их просматривать, другие редактировать, третьи – даже удалять. Для обеспечения этого в FossLook существует гибкая система распределения доступа.

Совместная работа с данными

Нужно позаботиться о том, как передавать документы между пользователями. Движение документов по маршруту обеспечивает решение этой задачи. Настройка маршрутизации простая и эффективная. При этом пользователи системы обладают полной информацией о том, где находится документ и в каком состоянии.

Отслеживание вносимых изменений

Данные имеют некоторый цикл жизни, в течение которого с ними происходят определенные изменения, вносимые пользователями. Следят за этими изменениями подсистема статистики и истории работы. FossLook в автоматическом режиме регистрирует кто, и какие изменения вносил в документ. Это исключает возникновение проблемы «а я этого не делал!».

Целостность данных

Некоторые данные не подлежат изменению после их внесения в систему. Модуль ЭЦП обеспечивает слежение за целостностью документов и, совместно с подсистемой статистики, обеспечивает поиск того, кто эти документы пытался изменить.

Обмен информацией с внешним миром

Предприятие не может быть замкнутым «само в себе». Нужен обмен информацией с другими организациями – контрагентами. Для этого используется транспорт Internet Mail. При этом письмо можно отправлять непосредственно из документа или связывать его с ним. Ответ на это письмо автоматически прикрепляется к документу.

Напоминания

Человеческой памяти свойственно забывать. И этот недостаток мы нивелировали в FossLook при помощи модуля периодические задачи. Напоминания можно организовать как по какому-либо событию, например, день рождения знакомого, так и по срокам исполнения документа.

Взаимосвязи данных

Документы обладают одним из свойств, которое, казалось бы, более присуще живой природе. Они порождают друг друга. FossLook может отслеживать связи между документами, как в автоматическом режиме, так и установленные вручную.

Шаблоны для печати

Любое предприятие имеет набор документов, которые подготавливаются сотрудниками регулярно. Предварительно подготовив шаблон, и, заполнив данные по документу его легко напечатать. FossLook самостоятельно заполнит поля из карточки в шаблон, используя модуль шаблонов.

Отчеты

Важным средством в управлении предприятием являются отчеты о его деятельности, построенные на базе управленческих документов. Кроме, непосредственно, построителя отчетов в FossLook существуют механизмы поиска и отображения документов по различным фильтрам, что позволяет адекватно оценивать состояние дел компании.

Учитывая возможности FossLook, вы самостоятельно или при помощи наших специалистов легко можете создать на вашем предприятии таки системы как:

система управления персоналом (Human resources management, HRM);
система управления документами (Electronic document management system, EDMS);
система управления проектами (Project management, PM);
система управления обучением (Learning management system, LMS);
cистема управления взаимоотношениями с клиентами ( Customer relationship management, CRM);
система технической поддержки (Service desk).

Данные системы управления будут полностью соответствовать вашим требованиям и ваши бизнес-процессы не нужно будет подстраивать под систему, а система можно настроить под эти бизнес-процессы.