Как внедрить информационную систему в вашей организации

Введение

Вам нужно автоматизировать какой-либо процесс? Хотите внедрить систему электронного документооборота? А может быть, у вас назрела проблема автоматизации общения с клиентами, и пришла пора применить CRM систему? Ниже мы рассмотрим типовые вопросы, о которых следует подумать в процессе внедрения любой информационной системы.

Осознание сути проблемы

Перед тем, как что-либо внедрять или выбирать, определитесь, ради чего все это. Например, у вас в организации регулярно готовят и согласуют договора, и каждый сотрудник хранит их как придется — на диске, в Dropbox, где-то еще. И вы хотите это все стандартизировать, внедрив систему (программный продукт). Либо вы работаете в государственной структуре, где огромное количество документов, которые требуется исполнять, контролировать. А может быть вы — предприниматель, и хотите навести порядок с базой клиентов. Вот признаки того, что вам необходимо внедрить систему автоматизации в принципе, или электронный документооборот, в частности:

Работа с документами на бумажных носителях

Ваш деловод ведет на бумаге «журнал регистрации» входящих и исходящих писем. Руководитель пишет на документе свои замечания. Отдел контроля ставит "сроки" и раздает "бегунки" - маленькие листики бумаги, где написано, кому, когда и что делать. Да, бумажные документы еще долго будут существовать в мире, но следует сводить работу с ними к минимуму. И уж точно это касается случаев, когда документ порожден внутри вашей же организации, и не "уходит" во внешний мир.

Применение Excel для учета списка клиентов

Ваш менеджер ведет в Excel список клиентов. Вроде бы это уже лучше, чем "на бумаге", но разделить эту работу на двоих менеджеров будет сложно. Если файл "умрет" (его удалят), или какой-либо вирус его зашифрует, это может стать катастрофой. Другая сторона вопроса в том, что "унести" файл на диске умеют многие, и легко "сольют" список ваших клиентов конкурентам.

Документ - это файл на диске?

Договора, которые вы заключили — это куча файлов на дисках, сетевых «шарах», DropBox и других местах. Поиск по ним крайне затруднен, вопросы удобства сомнительны. Надежность тоже сомнительна.

Исполнительская дисциплина хромает

Вы поручаете сотрудникам задания с помощью электронной почты, на словах, по телефону. Через время про них забывают, или говорят что "письмо не дошло". Собрать воедино свои задания и отчеты сотрудников практически нереально, и с каждым подчиненным у вас свой "подход".

Уход ключевого сотрудника разрушает работу

Вы боитесь, что если важный сотрудник уйдет, никто не сможет вспомнить, где и как он хранил заметки про важные дела и документы. Бизнес-процессы не описаны, данные хранятся в разных местах. Уход парочки "ключевых" сотрудников из вашей организации может поставить под удар само существование фирмы.

Хранение важных документов в разных местах — верный путь к потере контроля над всем

Вывод: перед тем, как что-то автоматизировать, найдите область для работы. Не хватайтесь за все сразу, выберите что-то одно, пусть и не самое сложное. Процесс внедрения не происходит мгновенно, а психологически будет приятнее осознать, что вы что-то "довели до ума".

Герои рабочего процесса

Перед тем, как делать великие дела, вам потребуется собрать людей, которые будут вам помогать. Их количество не должно быть слишком большим, а по ролям ваши «герои» будут такими:

"Босс"

"Босс" - тот, кто самый главный. И он за все это платит. Даже если вы выберете бесплатную систему, он оплачивает ваше рабочее время. Вполне возможно, что именно этот человек где-то услышал или прочитал про необходимость автоматизации бизнеса, или про системы документооборота, и «загорелся» чтобы внедрить такое же у себя. "Босс" в итоге будет тем, кто поставит подпись в договоре на приобретение системы, поэтому будьте уверены что вы нашли именно его — если у вас нет связи с тем, кто оплатит приобретение программного комплекса, "железо" для него, а также ваше время, весь процесс обречен. Очень удачно, если "Босс" - это вы, и читаете эту статью! От "Босса" потребуется запустить весь процесс - собрать всех вовлеченных людей, поставить им задачу в стиле "Хочу внедрить у себя систему документооборота-CRM-ERP" (или что-то в этом роде). "Босс" должен быть готов к некоторым финансовым затратам, ведь хороший руководитель знает, что бесплатно ничего не бывает и не делается.

"Программист"

"Программист" - это тот парень, который поможет вам переустановить систему, "починит" компьютер, следит за тем, чтобы у всех на работе был интернет. Да, скорее всего он "системный администратор", но "Программист" звучит гордо, и главное, всем понятно. В нашей истории ему придется тяжелее всех — он должен изучить систему в деталях, разобраться, все установить, общаться с разработчиком. Вам стоит выбрать на эту роль умного и достаточно активного сотрудника. Не стоит привлекать сюда того, кто сам нуждается в помощи "компьютерщика", а также избегайте ленивых и потерявших энтузиазм. Особое внимание ему также придется уделить изучению бизнес-процессов. Нельзя просто так взять "установить" и сказать "А я все сделал, теперь вы сами работайте!". Сотруднику-программисту придется потратить немало сил, чтобы с одной стороны, понять все вопросы самому, а с другой - донести их до своих коллег, и до "Босса" в частности. Администрировать любую систему также придется ему.

"Начальник"

"Начальник" - как бы не хотелось "программисту" сделать все самому, ему в помощь очень нужен сотрудник, который способен влиять на окружающих коллег самым жестким образом. Его роль вот в чем: с одной стороны он знает рабочий процесс, с другой — он начальник, и может заставить всех изучать и использовать что-то новое. У "Босса" на это просто нет времени, он лишь дал общий план и задачу, а вот "разгребать проблемы" и "прогибать" под это всех остальных — задача "Начальника". Это может быть топ-менеджер, или руководитель департамента. Главное — человек обладающий властью, а также, он осуществляет контроль за тем, чтобы весь процесс двигался дальше. "Программиста" могут загрузить другими делами, и без контроля со стороны руководства любое положительное начинание может сойти на нет. Следовательно наш "Начальник" - это связующее звено между "Боссом", "Программистом" и остальными сотрудниками.

Выбираем программный продукт

Если вы примерно уже поняли проблемы вашей организации, и уяснили, что именно нужно автоматизировать, стоит начать поиск в сети подходящих программных разработок. Тут у вас будет богатый выбор. Составьте сравнительную таблицу кандидатов, и пропишите критерии и качества и функционал, чтобы вам было проще оценить их.

За деньги или бесплатный вариант

Многие люди хотят найти только бесплатные системы автоматизации работы с документами. На первый взгляд, это понятно: зачем платить, если можно найти бесплатно? Но, у всего есть своя цена: вы должны учесть ваше время на изучение. Если вы покупаете платформу автоматизации, хороший продавец поможет вам ее правильно использовать. Если же взять бесплатный вариант — вся надежда только на вас самих. Что насчет технической поддержки? Если что-то пойдет не так, кто вам поможет? Изучите, как реагирует поставщик на ваши вопросы. Быстро ли отвечают на форуме? Когда выйдет новая версия, как происходит процесс обновления? А главное - можно ли оформить договор технической поддержки.

Linux бесплатен, но полюбит ли его ваша девушка или бухгалтер на работе?

Вывод: оцените риски использования бесплатной или коммерческой системы автоматизации. Узнайте стоимость технической поддержки. Не стесняйтесь и задайте свои вопросы на форуме, по телефону.

Демо-версия и презентации

Вы можете обратить внимание, что масса производителей программных продуктов корпоративного уровня вообще не предлагают вам на сайте "увидеть" как выглядит их разработка. Ни скриншотов, ни видео. Скачать триальную версию тоже нельзя. Но зато предлагают "перезвонить вам", и даже прислать менеджера в офис с презентацией. Хорошая презентация и личное общение — это прекрасно, и часто именно такие моменты помогают прояснить многое, но такой подход говорит еще и о том, что поставщик боится, что без его участия вы сами не сможете установить и попробовать систему.

Продать вам "кота в мешке" - любимое занятие менеджеров по продажам СЭД

Вывод: всегда тестируйте любой программный продукт самостоятельно. От начала установки, и до почти полной автоматизации. Хорошие поставщики предложат вам длительный пробный период (например, до полугода), а если повезет — то и бесплатную версию. Если лучшее, что вы можете скачать с сайта — это презентация в формате Power Point – можете смело искать следующего производителя.

Моделируем бизнес-процессы

Итак, вы успешно выбрали и установили у себя демо-версию (или бесплатный вариант) некоторой системы. Например, систему документооборота. Что следует сделать дальше? Очевидно, вам потребуется изучить более конкретно область автоматизации — а именно, работу ваших коллег.

Разбираемся в деталях

Наш герой "Босс" в деталях разбираться не будет, "Начальник" - разберется где-то процентов на 70, а скрупулезно до мелочей должен разобраться "Программист". Почему именно он? Хотя бы потому, что технический склад ума позволяет ему абстрагироваться, и анализировать любой процесс. Глупо внедрять систему по работе с документами, если сам не понял, как и куда эти документы "перемещаются" в реальности.

• Посетите ваших коллег. Узнайте, кто и чем из них занимается, в разрезе того вида деятельности, который вы хотите автоматизировать. Например, ваш менеджер может работать с документами типа "Коммерческое предложение", "Презентация". Директор ("Босс") наверняка утверждает и подписывает договора. Сотрудники из отдела рекламы готовят промо материалы.
• Составьте схему их взаимодействия (кто и что кому передает, сообщает, пересылает). Маршруты документов помогут вам организовать новую модель взаимодействия.
• Определите способ хранения данных, и продумайте чем и как вы его замените. Файлы на "Рабочем столе", письма в Outlook, различные папки с общим доступом - все это должно быть унифицировано в электронном виде в единой базе
• Не откладывая фиксируйте все документально, это будет описание ваших бизнес-процессов.

Фиксируйте результаты обсуждений. Все что не записано - забывается и понимается каждым по-своему.

Вывод:

• Общайтесь с вашими коллегами о их работе, в разрезе того, что вы хотите автоматизировать.
• Фиксируйте сразу результаты обсуждения, иначе вы легко это забудете.
• Обсуждайте с "Начальником" все что узнали. Это поможет ему быть вовлеченным в процесс.

Реализация бизнес-процессов на реальной системе

Собранные данные о работе сотрудников теперь нужно применить - создать работающую модель на "живой" системе. Вам нужно в первую очередь, смоделировать структуру организации, создать несколько пользователей (ваших сотрудников). После этого, с помощью возможностей системы попробуйте организовать их работу. Например, библиотеки документов помогут вам быстро создать общее пространство для работы и хранения данных, а механизм поручений - наладить исполнительскую дисциплину или организовать согласование.

Вывод:

• Отберите разных участников процесса, и заведите их в системе. Если бесплатной версии вам недостаточно, получите лицензию от разработчика на большее число сотрудников (триальную лицензию).
• Создайте в системе набор типовых документов (хотя бы один), над которым будут работать ваши сотрудники. Пока это происходит виртуально, и за всех «играете» вы, но это поможет понять вам все нюансы и детали.
• Взаимодействие в системе можно наладить с помощью общего доступа к папкам с документами, и маршрутизации. Пропишите шаблонные маршруты для разных случаев. Попробуйте поработать с их помощью.

Подготовка железа

На первых порах, пока вы сами изучаете систему, она может быть установлена только на вашем компьютере. Если вы хотите привлечь к работе реальных людей, вам пора подумать о реальном сервере, где будет жить ваша система.

• Узнайте на какой конфигурации будет работать сервер вашей системы (документооборота, CRM, ERP).
• Вполне может быть, что пока с ним работают всего несколько сотрудников, требования к "железу" будут весьма скромны. Но уточните у разработчика, чтобы не работать "на грани" - испортится впечатление.
• Какую базу данных будет использовать система? Обратите внимание, что существуют бесплатные базы данных но от достаточно серьезных производителей — SQL Express (MS SQL Server), и MySQL – он идет в составе инсталляции FossLook, так что вам даже не придется думать о том, как его установить и заставить работать.
• Подумайте сразу о резервных копиях базы - нет ничего более печального, как потеря работы из-за такой мелочи.

Обучение сотрудников

Вы подготовили сервер, установили программное обеспечение на машины участников опытной эксплуатации. Теперь осталось «заставить» их вообще чему-то учиться и работать с вами. Если вы думаете, что они в рабочее время будут отвлекаться на то, чтобы изучать новое, работать в системе, вас ждет разочарование. И тут вам нужно подключить к процессу вначале "Начальника", а если он не поможет, заручиться поддержкой "Босса": он точно «уговорит» всех.

Вывод:

• Не все сотрудники будут рады внедрению новых информационных систем - ведь они так отлично могли жить и не работать(имитируя бурную деятельность).
• Привлекайте руководство для воздействия на противников и лентяев.
• Не делайте длительного обучения. Например, по полчаса в день, в течении 5 дней будет вполне достаточно для начального уровня.

Реальная работа

Обучение завершено. Пришло время начать работать "по настоящему". Снова подключаем "Начальника" или "Босса" и они издают приказ по организации, который предписывает сотрудникам использовать только новый подход к работе, например:

• "С 01.01.2016 запрещается носить на бумаге документы вида "Служебная записка", а следует использовать систему документооборота”.
• "Запрещается использовать электронную почту для согласования договоров".
• "Базу клиентов хранить в виде корреспондентов и контактов в библиотеке FossLook".

Счастливый финал?

Финал будет, но не для всех он станет счастливым. Кто изучит новую систему - тому она облегчит жизнь. Обычно люди, которые работали честно и на совесть, будут только рады. Однако, анализ бизнес-процессов выявит все проблемы организации. Некоторые сотрудники, которые просто сидели "для мебели" на работе, могут быть уволены, и это будет вполне справедливый итог для них. "Босс" поймет, что нельзя просто так взять, купить и чтобы "все стало хорошо" - нужно много работать, и одной "программой" тут всего не решить. Вы еще не один раз будете общаться с разработчиками, возможно заказывать индивидуальные программные модули, или консультации. Но когда через год вы оглянетесь на то, как работали раньше, вы поймете, что теперь уже не хотите назад.

Расскажите нам о своих задачах, какие рабочие процессы и задачи вы хотели бы автоматизировать, и мы подскажем, как для этого лучше всего применить FossLook или FossDoc!