Импорт файлов с диска в FossLook

Обычно до внедрения системы документооборота сотрудники используют привычный способ работы с документами - хранение файлов на диске, в одной либо нескольких папках. Если таких документов немало, то при внедрении FossLook либо FossDoc встанет вопрос: "А как мне теперь поместить все мои существующие файлы в систему?". Можно вручную создавать карточки документов, и к каждой подключать файл, но для упрощения этой процедуры был разработан мастер "Импорт документов с диска".

Подготовка к импорту файлов

Перед тем, как начать импорт файлов, следует убедиться что вы создали необходимый набор типов документов. Если планируется импортировать "Коммерческие предложения" и "Договора", то вам будет необходимо заранее создать такие библиотеки документов. В каждой такой библиотеке будет как минимум, одна папка для хранения документов, которую и можно будет использовать.

Система будет создавать для каждого файла одну карточку документа, по типизации папки в которую производится импорт. Следовательно, такой мастер пригоден для случая, когда документы одного типа находятся в одной папке а также в ее подпапках.

Вы можете не иметь сразу весь набор полей в своем типе документа, и заполнять их позже по мере возможности.

Обратите внимание: если у вас в одной папке разные по смыслу документы, то следует предварительно разложить их по разным папкам, а затем выполнить импорт по-очереди для каждой.

Например, если у вас есть файлы содержащие презентации, а также коммерческие предложения, но все они находятся в одной папке, вам следует создать два типа документа в FossLook - один "Презентация", второй - "Коммерческое предложение". Затем, на файловой системе отделите одни файлы от других, так, чтобы у вас было две папки с файлами. Выполните импорт для каждой из папок, для достижения правильного результата.

Запуск мастера импорта

В Администрировании перейдите в раздел "Библиотеки документов", а затем отметьте папку, в которую будете выполнять импорт.

Запустите мастер через главное меню "Сервис\Импорт документов с диска".

Выберите папку на диске, с которой начать импорт файлов, а также папку в FossLook, куда требуется импортировать документы.

Проще всего заранее перейти на папку, а потом открывать мастер - в этом случае она будет выбрана сразу автоматически.

Обработка подпапок

По-умолчанию мастер будет импортировать файлы из выбранной папки, а также из всех ее подпапок, создавая их в FossLook.

Таким образом вы получите такое же дерево папок, как у вас на файловой системе.

Детали файла-документа

Офисные пакеты, такие как Microsoft Word, позволяют установить набор свойств для документа:

Если вас не волнуют эти свойства, либо пользователи не стремились их заполнять, вы можете пропустить данный пункт (использование этой функции не обязательно для работы мастера).

В случае, если в ваших файлах такие свойства представляют для вас полезность, есть возможность импортировать их в виде полей карточки документа.

Перейдите в администрировании на корневой элемент "Библиотеки документов" и запустите мастер импорта библиотек:

Импортируйте с помощью мастера базовую функцию "Детали файла", которая содержит такой же набор свойств, какой вы можете установить для документа.

После импорта вы можете подключить ее к своему типу документа:

Мастер импорта файлов будет заполнять данные свойства, и вы получите сразу заполненный электронный документ:

Обновление существующих файлов в документах

Мастер импорта автоматически определяет, следует ли обновлять содержимое файлов, если в папке на диске обнаружены более свежие версии (по дате модификации).

Таким образом, если вы повторно запустите импорт из одной и той же папки, никаких действий производится не будет.

Но если в папке один или несколько файлов имеют дату модификации более позднюю, чем файл в карточке FossLook, мастер заново загрузит этот файл в ту же карточку.

Мастер не удаляет карточки документов из папок, в случае если на диске таких файлов больше нет, поэтому процедура импорта файлов в рабочей ситуации не должна выполняться на регулярной основе, а лишь быть инструментом для миграции документов в систему FossLook.