Автоматизация работы отдела кадров

Введение

В данной статье приведен пример, как с помощью платформы FossLook автоматизировать работу отдела кадров (HR отдела) вашей организации. Предлагаем простую бизнес-схему работы отдела кадров (ОК) с кандидатами на вакантные должности организации:

Документооборот в отделе кадров

В отдел кадров попадает резюме соискателя. Инспектор ОК заполняет его анкету и отправляет ее руководителю. Начальник ОК принимает решение о дальнейших действиях - отказать претенденту или пригласить на собеседование. Назначаются дата собеседования и сотрудник, который будет общаться с соискателем. После собеседования сотрудник, ответственный за интервью, вносит в анкету отчет о собеседовании и отправляет его руководителю организации. Руководитель принимает решение о зачислении в штат либо отказе в приеме на работу. Анкета передается в отдел кадров.

Анкета соискателя

С помощью программы администрирования создадим свой тип документа "Анкета соискателя":

Поля "Пол", "Вакансия", "Подразделение", "Корреспондент" представляют собой ссылки на уже имеющиеся в системе справочники ("Вакансия" ссылается на справочник должностей). На закладку "Вложенные файлы" можно, например, добавить файл с резюме претендента. На закладку "Связанные документы" в дальнейшем можно добавлять ссылки на различные документы, например, приказ о зачислении на работу и пр.

Поле "Статус" ссылается на справочник "Статус соискателя", в котором содержатся статусы, присваиваемые кандидату Инспектором ОК по мере продвижения анкеты по маршруту ее обработки:

• На рассмотрении - резюме находится на рассмотрении в отделе кадров.
• Приглашен(а) на собеседование - Принято решение о проведении собеседования.
• Отказ - соискателю отказано в приеме на работу.
• Зачислен(а) в штат - Принято решение о приеме на работу.
• Отложено - рассмотрение кандидатуры отложено по каким-либо причинам.

Спроектировав Анкету, дайте доступ к папке, где будут храниться данные документы, всем пользователям, участвующим в документообороте анкеты.

Маршрут анкеты

Инспектор отдела кадров проектирует следующий маршрут анкеты:

Испытуемому присваивается статус "На рассмотрении".

Если в первой точке маршрута (согласование) Начальник ОК отвечает "Не согласен", маршрут останавливается. Таким образом, инспектор ОК присваивает соискателю статус "Отказ" (либо "Отложено" в зависимости от обстоятельств).

Если Начальник ОК соглашается, маршрут переводит анкету в точку исполнения Начальнику ИТ отдела. Инспектор выставляет статус "Приглашен(а) на собеседование".

Начальник отдела проводит собеседование с испытуемым и составляет об этом отчет.

Далее маршрут автоматически доставляет анкету руководителю организации в точку согласования. Ответ "Согласен" означает принятие кандидата на работу. Если ответ "Не согласен", инспектор ОК присваивает соискателю статус "Отказ" (либо "Отложено" в зависимости от обстоятельств).

Исполнение маршрута

После запуска маршрута, анкета приходит на согласование начальнику ОК:

Начальник ОК записывает указания для дальнейшего участника маршрута и нажимает "Согласен". Анкета переходит на исполнение начальнику ИТ отдела:

Руководитель ИТ проводит собеседование и записывает в отчет свои выводы по кандидату. Нажимает конку "Отчитаться", анкета перемещается на согласование руководителю организации:

Ознакомившись с отчетом Начальника ИТ отдела, руководитель записывает свои указания отделу кадров и нажимает "Согласен". Инспектор ОК получает уведомление о завершении маршрута и может оформлять кандидата на работу.

Выводы

В данном примере рассмотрен простейший документооборот отдела кадров. Предложенный маршрут может быть дополнен тестовыми заданиями и (или) испытательным сроком для претендента.

Начните проектировать маршруты своих документов, и вы оцените, насколько легко и быстро с помощью FossLook можно автоматизировать коллективную работу ваших сотрудников с любого типа документами (задачами) и пр.