Электронный документооборот на базе FossLook

• Назначение и функции систем документооборота
• Функции платформы FossLook
• Система электронного документооборота FossDoc

Назначение и функции систем документооборота

В настоящее время на большинстве отечественных предприятий документы хранятся как в электронном, так и бумажном виде. Зачастую электронные документы дублируют бумажные, но даже если на предприятии преобладает электронная форма хранения документов, без использования специализированных систем работа с корпоративной информацией будет неэффективной. Такими специализированными системами как раз и являются системы документооборота – программное обеспечение для работы с электронными документами на всех этапах их жизненного цикла.

Кроме задачи хранения документов электронный документооборот предполагает:

• поиск документов;
• поддержку канцелярии (делопроизводства);
• маршрутизацию и контроль исполнения документов;
• аналитические отчеты;
• информационную безопасность предприятия (аутентификацию пользователей, разграничение прав доступа и пр.);
• дополнительные (специфические) функции, требуемые для автоматизации бизнес-процессов конкретного предприятия.

Подробнее о функциях систем электронного документооборота (СЭД) можно прочесть здесь.

Функции платформы FossLook

Программный продукт FossLook разрабатывался как платформа для создания СЭД "своими силами", без привлечения специалистов высокой квалификации (программистов) для решения большинства задач делопроизводства и документооборота, а также для организации коллективной работы с документами.

Основные функции FossLook, используемые для автоматизации документооборота, следующие:

Хранилище документов

Документы хранятся централизовано в единой базе данных, которая может находиться под управлением MS SQL Server (поддерживается режим FileStream), My SQL или Oracle. В системе существуют мощные средства поиска документов (включая полнотекстовый поиск). Подробне о СУБД для платформы FossLook и СЭД FossDoc можно прочесть в статье

Библиотеки документов

Вы можете спроектировать документы любого типа и сложности с помощью функционала библиотек документов FossLook. Чтобы быстро начать работать с вашими документами добавьте поля, отметьте функции, назначьте документу папку и "раздайте" ее пользователям – все просто. Подробнее в статье.

Маршрутизация документов

Платформа поддерживает как жесткие (заранее спроектированные), так и свободные маршруты, определяемые пользователем в процессе выполнения работы над документом. Вы можете создавать как параллельные, так и последовательные маршруты движения документов, объединять их логическими условиями И/ИЛИ, использовать уведомления о завершении отдельных этапов маршрутов и т.д. Подробнее о маршрутизации.

История и статистика работы с документами

Вы всегда будете в курсе, кто автор тех или иных изменений в документе, сколько времени документ был на редактировании у пользователя и другую информацию, используя функционал Истории и статистики работы с документами.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП)

Необходимым условием современного документооборота является гарантия аутентичности действий, совершенных пользователем и целостности введенной им информации, которую может обеспечить только Электронная цифровая подпись (ЭЦП). Подробнее в статье.

Права и уровни доступа к документам и папкам

Платформа предоставляет мощный сервис по разграничению доступа пользователей к любым объектам, включая папки документов, сами документы, а также вложенные в документ файлы. Подробнее об уровнях доступа.

Связывание документов между собой

FossLook предоставляет возможность создавать связи между документами по типу «главный-подчиненный», устанавливать перекрестные ссылки между документами, а также отслеживать данные связи. См. Связывание документов

Шаблоны для печати документов

Платформа интегрирована с популярным офисным приложением – текстовым редактором MS Word и позволяет создавать и редактировать шаблоны печатных форм документов.

Кроме того платформа поддерживает функции полноценного почтового сервера.

Система электронного документооборота FossDoc

Примером решения, автоматизирующего делопроизводство и документооборот, на базе платформы FossLook является Система электронного документооборота FossDoc разработки ФОСС-Он-Лайн. Данная система включает в себя набор типов документов, используемых в классическом делопроизводстве - Входящее письмо, Служебная записка, Обращение граждан, Приказ и многие другие. Данные документы могут быть введены непосредственно, а также могут быть подготовлены с использованием механизма Проектов документов. Проекты предполагают совместную многопользовательскую работу по согласованию документа с фиксацией результата на каждом этапе согласования (версии документов).

Также FossDoc поддерживает автоматическую нумерацию документов при регистрации их в канцелярии, причем возможна регистрация как в главной канцелярии, так и в канцеляриях отдельных подразделений предприятия, ведущих собственную нумерацию.

Поддерживается механизм наложения и исполнения резолюций.

В Системе автоматизирована работа отдела контроля над исполнением документов. Сотрудники отдела контроля могут поставить документ на контроль, назначить сроки исполнения и пр.

Предусмотрен учет перемещения бумажных копий документа. Ведутся номенклатура дел и списание документов.

Поддерживаются аналитические отчеты о состоянии работ по документам и занятости сотрудников.

СЭД FossDoc подойдет как большим, так и малым организациям, как государственной так и коммерческой формы собственности. FossDoc включает в своем составе много модулей, расширяющих возможности системы. С полным перечнем возможностей FossDoc вы можете ознакомиться на сайте продукта.