Статьи > Описание карточки документа

Описание карточки документа

Вид карточки документа зависит от типа документа, настроенных функций и прав пользователя на работу с этим документом. В карточке используется определенная схема раскрашивания полей. Поля светло-зеленого цвета являются обязательными для заполнения, белого — необязательными. Значения полей серого фона редактированию не подлежат. Общий вид вновь создаваемой карточки приведен на рисунке ниже.

Рассмотрим последовательно все элементы карточки документа:

Поля карточки документа

Каждый тип документа имеет свой набор полей. Этот набор полей создается на этапе проектирования данного типа документа. Например, тип документа "Входящее письмо" имеет набор полей, представленных на рисунке ниже

Меню и панель инструментов

В верхней части карточки документа представлено меню. У каждой кнопки есть подсказка, по которой можно определить доступные действия с документом. Большинство пунктов меню интуитивно понятные. В этом разделе мы остановимся на тех пунктах меню, которые требуют дополнительных объяснений.

пункт меню предназначен для отправки документа по маршруту;
пункт меню позволяет распечатать документ с использованием шаблона для печати документов;
пункты меню используются для того, чтобы взять документ на редактирование и вернуть документ с редактирования. При этом документ блокируется или разблокируется, таким образом разрешая редактирование другим пользователям. При открытии документа он автоматически берется на редактирование;
пункт меню служит для настройки видимости и порядка отображения полей карточки документа;
пункт меню требуется для настройки особых прав доступа к документу другим пользователям;

Используя меню карточки, вы можете переключаться между просмотром непосредственно карточки или вложенного в карточку файла. Кнопка Переключатель режима просмотра файла позволяет переключать режим просмотра прикрепленного к документу файла.

Функциональные закладки и поля

Каждый документ может иметь определенный набор функций, который настраивается в момент проектирования данного типа документа. Рассмотрим закладки и поля документа, которые реализуют те или иные функции.

Документ с автоматической нумерацией

Добавляет в карточку документа поле "Номер документа". Значение поля "Номер документа" заполняется автоматически при сохранении документа. Документы нумеруются сквозными номерами. Есть возможность начать новую нумерацию с заданной даты.

Согласование, Исполнение, Отправка по маршруту

Если включена хотя бы одна из функций "Согласование" или "Исполнение", автоматически добавляется и функция "Отправка по маршруту". В этом случае на форму документа добавляется пункт меню и закладка "Маршруты", в которой отображаются маршруты движения документа. Подробнее об отправке документа по маршруту можно прочитать в статье "Совместная работа с документами /Использование возможностей FossLook".

Может быть включена только функция "Отправка по маршруту" - в этом случае пункт меню "Отправить по маршруту" недоступен, но на закладке "Маршруты" будут доступны кнопки, позволяющие работать с шаблонными маршрутами, которые должны быть заранее подготовлены администратором системы.

Документ с версией

Функция "Документ с версией" позволяет создавать новые версии документа, сохраняя при этом старые. В карточку документа добавляются поля "Автор версии", "Версия"

и закладка "Журнал версий", в которой указан перечень всех версий документа.

Новую версию документа можно создать, нажав кнопку Создание новой версии документа .

При создании новой версии документа в него можно включить как исходный файл, так и файлы, которые подготовили пользователи при согласовании.

В результате в новую версию будут включены оба файла, с которыми может работать автор документа. Слияние этих файлов возможно только вручную.

Файлы, включенные в новую версию документа

Документ с корреспондентом, Переписка

Эти две функции частично связаны между собой, хотя и могут включаться независимо друг от друга. Функция "Документ с корреспондентом" позволяет включить в документ стандартный справочник системы - "Корреспонденты".

Поле "Официальный электронный адрес" этого справочника будет в дальнейшем автоматически включаться в качестве адреса получателя в письмо, отправленное из этого документа.

В закладке "Контактные лица" хранится список контактных лиц корреспондента.

На закладке "Переписка" можно написать письмо выбранному корреспонденту, нажав Отправка письма из карточки

Система подготовит почтовое сообщение, заполнив соответствующие поля, а в качестве получателя сообщения подставит официальный электронный адрес. Поля почтового сообщения можно откорректировать.

Если нет официального электронного адреса (поле не заполнено), или вы хотите отправить письмо на одного из контактных лиц, то нажав на форме сообщения "Кому", можно выбрать адресатов из списка контактных лиц выбранного корреспондента.

После отправки сообщения ссылка на него будет прикреплена на закладке "Переписка". Если придет ответ на это письмо, то ссылка на него будет автоматически прикреплена к документу. Ссылки на письма также можно прикреплять вручную, нажав Присоединить письмо

История

Функция "История" позволяет отслеживать историю работы с документом. Закладка "История" доступна для пользователей, включенных в группу "Операторы чтения истории". Подробнее о работе с историей можно посмотреть здесь. Записи в закладке создаются системой автоматически.

Статистика

Функция "Статистика" позволяет отслеживать статистику работы с документом. Закладка "Статистика работы" доступна для пользователей, включенных в группу "Операторы чтения статистики". Подробнее о работе со статистикой можно посмотреть здесь. Записи на закладке создаются системой автоматически.

Электронная цифровая подпись

При включенной функции ЭЦП можно, в зависимости от ее настройки, подписывать весь документ, отдельные поля документа или вложенные в него файлы. А также проверять валидность ЭЦП. Как работать с ЭЦП можно прочесть в статье "Работа с ЭЦП".

Связанные документы

Документы в FossLook можно связывать между собой. Закладка "Связанные документы", с помощью которой реализована одноименная функция, позволяет делать ссылки на любой доступный в системе документ. Причем ссылки могут быть как перекрестные, так и односторонние. На рисунке ниже представлены два документа, связанные между собой. Для установления связей используйте кнопку Присоединить письмо

Периодические задачи

По документу можно создавать периодические задачи. Данные задачи хранятся в одноименной закладке документа.

Закладки многозначных полей

Часть полей документа отображается непосредственно в основной карточке документа, но есть сложные поля, содержащее не одно, а много значений, которые невозможно отобразить в карточке. Для отображения таких полей используются закладки. Название этих закладок задается на этапе проектирования документов.

Рассмотрим типы полей, которые видны как закладки в карточке документа.

Справочники

Закладки могут содержать справочные поля, как например, на рисунке ниже, где используются справочники подразделений. Вы можете создавать новые справочные записи или использовать существующие, воспользовавшись соответствующими кнопками.

Дочерние документы

Некоторые документы могут содержать "внутри себя" другие документы, называемые дочерними. Причем дочерний документ не существует самостоятельно без родительского. Например, к входящему письму может быть приложение, которое без самого письма не имеет смысла. Такие документы хранятся на закладке для дочерних документов.

Ссылки на документы

Существует возможность из одного документа ссылаться на другой. Это похоже на функцию "Связанные документы", но отличается от нее тем, что закладке может быть присвоено произвольное имя и используется только один определенный тип документа, на который ссылается данный тип документа. Также при установке ссылки на документ - эта ссылка не перекрестная, а односторонняя.