Какие различия между FossLook и FossDoc?

Основное различие FossLook и FossDoc в том, что FossLook – это платформа, позволяющая создавать собственные бизнес-приложения, и некоторый набор модулей, для обеспечения функционала. FossDoc – это готовое бизнес-приложение, созданное на базе платформы FossLook и описывающее бизнес-процесс работы с нормативно-распорядительной документацией организации. Следовательно, все возможности и базовые функции, доступные в FossLook, автоматически включаются в FossDoc. Также, FossDoc имеет свой набор модулей, которые не входят в FossLook, но могут быть весьма полезны при решении определенных задач.

Папки для поручений

В FossLook поручения и почтовые сообщения попадают в одну общую папку - Входящие. В FossDoc поручения по документам отделены от почты, что может быть более удобным:

Проектирование документов

Проекты документов - специальная подсистема, которая позволяет выполнять автоматическую публикацию документов после их подписания и регистрации. Папка "Проекты документов" доступна только в FossDoc. Для пользователей FossLook такой процесс потребует использования специального маршрута и точки "публикации". Это менее удобно, но позволяет решить похожую задачу.

Папка "Мои документы"

В папке "Мои документы" FossDoc помещает ссылки на те документы, которые вы недавно смотрели. Особенно это удобно для пришедших с поручениями документов: стоит вам открыть поручение, как ссылка на документ связанный с ним, окажется в этой папке. Позже вы можете сами очищать эту папку по своему усмотрению.

Папка "Задачи"

Простой документ-задача идет в поставке с решением FossDoc. Для FossLook вы можете создать аналогичный с помощью механизма "Библиотеки документов" - вполне возможно, свой вариант вам даже больше понравится!

Номенклатура дел

Сотрудники канцелярии в крупных организациях (чаще государственных) знают, что после завершения работы над документом он списывается в дело, и сохраняется там определенное время. В реальности это - шкафы с папками-делами, но в системе FossDoc номенклатура дел позволяет группировать документы по папкам, и снабжает их похожей атрибутикой. Применение такого функционала не является обязательным для многих решений, кроме того, создавать дерево папок любой сложности вы можете и в FossLook.

Журнал передачи документов

Журнал передачи позволяет фиксацию действий сотрудника канцелярии - кому он выдавал документ (оригинал или копию), чтобы обеспечить контроль за сохранностью бумажных копий документов.

Регистрация документов

В FossDoc есть механизм "регистрация документов": в каждом подразделении документу может быть присвоен свой регистрационный номер. Зачастую эта особенность говорит про избыточность или "бюрократический" подход к работе, но если вашей организации это необходимо, такой функционал вам дает именно FossDoc. В FossLook вместо регистрации применяется более простой подход "нумерация документов": при сохранении карточка получает индекс(номер), и он действует в рамках всего сервера. Таким образом, главная задача "нумерации" документов решается достаточно легко. В FossDoc, в свою очередь, вы можете иметь разные нумераторы для разных подразделений, на один и тот же тип документа. Это может быть полезно, если вы хотите содержать на одном сервере сразу несколько своих крупных филиалов, где каждый ведет свою регистрацию документов.

Подразделение FossDoc имеет свой набор папок

Подразделение в FossLook - это структурная единица вашей организации, и все пользователи могут быть созданы только в подразделениях. В FossDoc у подразделения есть еще и свои папки. Например, папка "Документы подразделения" служит для публикации документов, которые видны только сотрудникам данного подразделения, а папки "На исполнение в подразделении" и "Поступили из других подразделений" - для удобного отслеживания документов, которые были направлены с поручениями в это подразделение.

Готовые к работе типы документов

В FossDoc уже включены основные типы документов, которые используются в большинстве организаций, и логика работы с ними. В их числе:

• Входящая и исходящая корреспонденция;
• Обращения граждан;
• Служебные записки;
• Доверенности;
• Разрешения;
• Приказы;
• Положения;
• Постановления;
• Протоколы;
• Распоряжения;
• Учредительные документы

Резолюции

Резолюция - это особая точка маршрута, которая "блокирует" работу маршрута до момента, пока руководитель (автор резолюции) ее не завизирует. Например, если помощник руководителя изучил документ, создал три поручения по нему, но сделал это в рамках резолюции, то поручения не запускаются в работу до тех пор, пока сам руководитель не нажмет кнопку "Согласен". С одной стороны, это может быть избыточным: ведь руководитель может и сам сразу выдать нужный набор поручений, и не использовать резолюции.

Контроль

Модуль "Контроль" в FossDoc позволяет третьим лицам (обычно сотрудникам отдела контроля) следить за исполнением документов.

В простом случае отдел контроля не нужен - автор поручения сам отслеживает работу своих подчиненных, в каждом поручении есть срок, содержание, и исполнитель. Если вам необходим сторонний наблюдатель, то функционал отдела контроля может вам помочь.

Видео-конференции

Видео-конференции интегрируют в FossDoc возможность организации общения между группами лиц, например, для организации совещаний для территориально-удаленных офисов организации. С полным перечнем возможностей FossDoc вы можете ознакомиться на сайте продукта.