Ведение базы клиентов с помощью FossLook

Многие организации или частные предприниматели сталкиваются с проблемой «где хранить базу клиентов?». Часто такую задачу решают с помощью Excel (хранят данные в таблицах), или более "продвинутый" вариант - Google Drive.

Возможно первое время вы сможете так работать, но с ростом количества контактов вы начнете ощущать проблемы такого подхода. С одной стороны, вам нужно хранить разное количество информации о каждом своем поставщике либо покупателе. Например, у кого-то есть телефон, у другого есть еще и сайт. Хорошо бы его записать!

Допустим в таблице вы сделали колонку "Телефон", но что если вы общаетесь не с одним человеком из организации, а сразу с директором, их менеджером по продажам, а возможно еще и бухгалтером? Чей это телефон? Куда вписать контактные данные, имена?

Как эти все данные вписать в электронную таблицу? У вас быстро получится громадная таблица с множеством колонок, где вы будете фиксировать эти данные. Задумайтесь, как организовать совместную работу ваших сотрудников с этим, а главное, как разделить уровень доступа между разными менеджерами?

Очень быстро становится ясно: так работать не очень удобно.

Проблемы хранения базы клиентов в виде электронных таблиц и файлов

Если вы храните свою клиентскую базу в виде Excel-файлов, вам знакомы такие проблемы:

• В электронной таблице нет контроля за правильностью заполнения полей
• Нет возможности разделить между менеджерами виды клиентов: если сделать разные документы, теряется возможность кому-либо сразу увидеть все
• Проблемы с правами доступа
• Корпоративный шпионаж: менеджер может скопировать парочку .xlsx-файлов и передать конкурентам всю вашу "базу" клиентов
• Проблема поиска виновного: "Кто исправил контактный телефон для этого контрагента!" или "Кто заводил этот контакт (ничего правильно не записал)".
• Компьютерные вирусы шифруют файлы на диске и требуют деньги за расшифровку

Ниже с помощью FossLook в несколько шагов мы рассмотрим простой способ работы с вашими бизнес-контактами(контрагентами), и решение описанных выше проблем.

Установите бесплатную версию FossLook

Скачайте и установите бесплатную версию FossLook. Она даст вам возможность работы от 5 разных пользователей, для начала может быть более чем достаточно. Установка обычно проходит без особых вопросов, но если вдруг у вас что-то не получилось, напишите нам и мы подскажем решение.

Создаем двух пользователей

В FossLook пользователи всегда создаются в каком-либо подразделении. Для простоты создайте одно подразделение - свою организацию. Запускаем администрирование, и идем в раздел «Подразделения». Создайте там одно подразделение, с именем организации, где вы работаете, например «Кассиопея»:

Сохраните изменения, а затем добавьте в него двух ваших сотрудников-пользователей. Имя, логин и пароль — обязательные к заполнению атрибуты:

Ниже будем считать, что мы подключили к системе двух менеджеров: Татьяну Гончаренко и Наталью Вакуленко.

Доступ к базе контрагентов

В FossLook по умолчанию уже существует справочник контрагентов, он находится в библиотеки «Корреспонденты и контакты»:

Чтобы ваши пользователи «увидели» его, следует выдать им доступ. Идем на вкладку «Доступ» на папке-справочнике, и выдаем уровень «Полный доступ» для заведенных ранее двух сотрудников.

Клиентская часть

Теперь запустите клиентскую часть, и войдите в в систему с логином вашего пользователя. Вы увидите набор папок. Область «Личная папка...» предназначена для почты (email), а ниже можно увидеть папки для документов, а в ней - «Корреспонденты», к которой мы предоставили доступ:

Попробуйте создать новый документ в папке «Корреспонденты». Вы увидите карточку, где можно заполнить много полезной информации о вашем существующем или потенциальном клиенте. Зеленым цветом выделены обязательные к заполнению атрибуты - в нашем случае это наименование корреспондента.

Создайте двух или трех контрагентов, заполните их по своему усмотрению. После этого выполните логин другим пользователем .

Совместная работа двух менеджеров

Если войти в систему под другим пользователем, то сразу бросится в глаза что в папке есть непрочитанные документы — в нашем случае, это созданные другим менеджером записи о корреспондентах. Как видим, непрочитанные элементы выделены жирным шрифтом, и нам удобно видеть, какие записи появились без нашего участия.

Кто и когда внес изменения

Если два или более сотрудника работают с одной папкой (одним справочником), рано или поздно возникнет вопрос «Кто и что сделал». Например, кто-то внес изменения, и есть желание узнать кто это сделал. На эти вопросы отвечает модуль «История».

В администрировании через ярлык «История» подключите ведение протокола изменений за документом «Контрагент»:

Добавьте ваших пользователей в группу «Операторы чтения истории», чтобы они могли увидеть новую вкладку истории:

Теперь вернитесь к ранее созданной карточке, и модифицируйте (или заполните) одно или несколько полей. Вы увидите, что если открыть и закрыть карточку, на вкладке «История» можно видеть протокол изменений:

Больше возможностей

Итак, что дает нам FossLook в качестве базы клиентов?

• Карточка корреспондента (вашего контрагента), с набором полей для детальной информации о нем
• Вы можете добавить новые поля в любом количестве, а также подключить к карточке любые существующие функции документа
• Модуль «История» поможет разобраться в том, кто и как заполнял сведения о контрагенте
• Права доступа позволяют выдать одному из сотрудников полный доступ, а другому — только чтение, если не предполагается, что он должен вносить изменения
• Вкладка «Контактные лица» может содержать контакты, связанные с этим клиентом. Например, его директора, бухгалтера, менеджера - с кем вы работали и общались

В данном случае FossLook мы использовали в качестве бесплатной программы для ведения базы клиентов, которая имеет еще и множество других функций. Все записи о контрагентах, контактах, находятся в базе, и вы можете настроить ее работу на компьютере-сервере, чтобы защитить ваши ценные данные от кражи. Совместная работа бесплатной версии в 5 пользователей может быть отличным вариантом для небольшой организации или частного предпринимателя.

Что дальше?

Мы организовали совместную работу менеджеров с контрагентами, и теперь у вас есть централизованное хранилище данных. Так как все данные хранятся на сервере FossLook в базе данных, рядовой пользователь уже не сможет так просто скопировать и украсть вашу клиентскую базу. Выход из строя жесткого диска у вашего коллеги теперь не приведет к потере его данных, ведь все сохраняется в единой базе. Разумеется, вам потребуется подумать о резервных копиях базы, но это единое хранилище электронных документов, и организовать все будет проще.

Возможно вам этого будет достаточно, но логичным продолжением может стать создание своих типов документов - «Коммерческое предложение», «Договор» - где будет применяться новый справочник. Создавайте для себя новые библиотеки документов, для хранения ваших договоров, коммерческих предложений, технических заданий и полезных задач, и экспериментируйте с нашей платформой для автоматизации работы с клиентами - и вы сможете сами создать скромный вариант CRM-системы.