Практические примеры организации совместной работы пользователей с документами

Создавая папки, регулируя на них уровень доступа, вы можете организовать совместную работу своих сотрудников с документами. Ниже рассмотрены типовые схемы организации взаимодействия пользователей с объяснением их преимуществ и минусов.

Для примера создадим новую библиотеку "Договора" и один тип документа в ней - "Договор". Система автоматически создала нам одну папку, дадим ей имя "Договора":

Для того чтобы пользователи смогли увидеть папку "Договора" у себя в клиенте FossLook, необходимо предоставить доступ на нее, используя вкладку "Доступ".

Замечание: в контекстном меню доступна команда "Разрешения", с помощью нее можно регулировать права доступа на папку. Аналогичные возможности выполняет и вкладка "Доступ" на папке с тем лишь отличием, что команда "Разрешения" не помещает ссылку на папку в "домашнюю папку" пользователя, а вкладка "Доступ" меняет разрешения и выдает ссылку на папку пользователям.

Ниже в статье мы рассматриваем случай работы именно с вкладкой "Доступ", применительно к папкам (не к библиотеке).

Одна папка и полный доступ по правам

В этой схеме мы с помощью вкладки "Доступ" раздаем двум сотрудникам папку "Договора" и устанавливаем уровень "Полный доступ" для каждого:

Пользователи видят общую папку Договора и могут создать документы одновременно:

Жирным шрифтом выделены документы, которые пользователь не читал (не открывал). Как видим, пользователь Гончар создал один документ, а Меркулова - два других. При этом они видят все документы в общей папке.

В случае применения уровня доступа "Полный доступ" сотрудник имеет право на любые действия: он может модифицировать документы в папке, создавать новые подпапки и переименовать папку. Важно отметить, что документ, созданный одним сотрудником, может быть легко модифицирован другим. Например, пользователь Меркулова создала документ. Спустя пару дней она уходит в отпуск, но в ее отсутствие обнаружили неточность в документе. Вместо нее пользователь Гончар может без проблем внести необходимые правки, так как обладает полным доступом на папку.

Такой подход может иметь и отрицательные стороны: нет абсолютной уверенности, что по ошибке один из сотрудников, имеющих полный доступ на папку, не удалит документ либо не поменяет одно из полей в нем.

Одна папка и уровень доступа "Автор"

Уровень доступа "Автор" дает право сотруднику создавать новые документы в папке и создавать файлы в документе, но не позволяет модифицировать либо удалять чужие документы. С одной стороны два сотрудника видят документы друг друга, но каждый имеет права только на те документы, что он создал сам. Такой подход к раздаче прав доступа достаточно надежен. При уровне "Автор" пользователи также не могут изменять имя самой папки, не могут создавать подпапки.

Для FossLook действует единое правило по правам доступа: на все объекты (документы, папки, файлы и т.п.), которые создал пользователь, он автоматически получает полный доступ (права владельца), Минус подхода - если сотрудника нет на месте, то вам потребуется пользователь с более высоким уровнем доступа, чтобы "подправить" его документ (например, сотрудник с уровнем "Полный доступ"). Вы можете дать начальнику отдела уровень "Полный доступ" на папку, чтобы он в нужный момент мог исправить любой документ. Администратор в любой момент может подключить делегирование полномочий и дать право поработать от имени другого сотрудника.

Изоляция видимости документов

Часто бывает необходимо, чтобы сотрудники работали с одним видом документов, но не видели документов друг друга вообще. Технически нельзя настроить права на одну папку так, чтобы два пользователя создавали в одной папке документы, но при этом видели только свои документы.

Чтобы решить эту задачу, необходимо создавать несколько папок для разных групп пользователей. Если сотрудник Гончар ведет договора с крупными заказчиками, а Меркулова работает с физ.лицами, то полезно создать две разных папки - "Договора с корпоративными клиентами" и "Договора с физ.лицами":

Мы дадим доступ каждому сотруднику к своей папке, и они не смогут видеть чужие документы. Например, вкладка доступа для папки "Договора с корпоративными клиентами" с настроенным уровнем доступа:

Войдя в систему под пользователем Гончар, мы видим, что для работы доступна только одна папка:

Возможно, что какой-либо еще сотрудник (например, руководитель) захочет увидеть сразу две папки - в этом случае добавьте его с уровнем "Чтение" в обе папки, если не требуется его участие в модификации документов.

Как увидеть в одной папке все документы

Если мы создали две и более папок, как в предыдущем случае, то далее может быть необходимо видеть все договора в одной папке. Такая задача актуальна для руководителя, который должен быть в курсе всех дел, но с другой стороны хочет ограничить сотрудников в видимости документов и папок (чтобы они видели только свои отдельные папки, и были сосредоточены на своих задачах).

Для решения такой задачи создайте новую папку "Все договора" в библиотеке:

Сама по себе такая папка не содержит документов, мы сделаем ее виртуальной и настроим отбор документов из двух других папок. Для этого станьте на вкладку "Документы" у папки "Все договора" и включите панель виртуальности:

Условие для отбора документов мы задаем формальное - "Контрагент существует", чтобы просто получить все документы (будем считать, что это поле всегда заполнено).

В качестве папок-источников данных мы указали две наших других папки, и таким образом, в папке "Все договора" руководитель может увидеть выборку из обоих папок.

Другие варианты настройки прав доступа

Описанные выше методики коллективной работы с документами и папками являются простыми, но жизнеспособными примерами.

Мы всегда рекомендуем делать простые и понятные для пользователей решения, но если описанных возможностей недостаточно, обращайтесь к нам за консультациями.