Сравнение облачного хранилища Google Drive и платформы FossLook

• Введение
• Хранилище данных
• Права доступа
• Коллективная работа с документами
• Работа с версиями документов
• Выводы

Введение

На первый взгляд, это совершенно разные продукты: облачный сервис и клиент-серверное приложение. Однако, у данных продуктов есть общее назначение – организация совместной работы пользователей с документами. Под этим углом зрения мы и будем их сравнивать. Предположим, вы стоите перед выбором продукта для совместной работы, – в каких случаях лучше использовать Google Drive, а в каких FossLook? Попробуем разобраться.

Для сравнения рассмотрим функции, реализованные и в том и другом продукте.

Хранилище данных

Оба продукта управляют папками и документами, которые в них хранятся, но реализация этих функций различная.

Облачное хранилище Google Диск

В папки облачного диска Google Drive можно загружать любые файлы с вашего локального компьютера. С помощью него можно создавать тексты, таблицы, презентации собственного формата (документы Google Docs). Google Drive может также открывать и преобразовывать файлы в формате популярных офисных приложений (например, Microsoft Word) в документы собственного формата.

Уровень вложенности папок не ограничен. В Google Drive есть ограничения на объем хранимых данных: 15ГБ под хранение (сторонних файлов) выделяется бесплатно, документы в собственном формате место не занимают. Расширение дискового пространства требует перехода на соответствующий тарифный план. Для документов, таблиц и презентаций Google Docs на Google Drive есть ряд ограничений на объем: максимум 1,024,000 символа или 50 Мб - для документа, 2 млн. ячеек - для таблицы, 100Мб - для презентации. Максимальный размер файлов, которые можно загружать без преобразования в формат Google Документов, Таблиц или Презентаций, может составлять 5Тб (актуально для платных тарифных пакетов). Кроме того, если вы пользуетесь почтой Google и/или у вас есть аккаунт в социальной сети Google+ письма и фотографии (размером больше 2048х2048 пикселей) из этих приложений также занимают объем Google Drive.

Возможности по настройке интерфейса Google Drive минимальны.

Хранение данных в FossLook

Хранилище данных FossLook – база данных под управлением Microsoft SQL, Oracle либо MySQL. Соответственно все ограничения на объем хранимой информации связаны лишь с доступным объемом дискового пространства, где находится БД. Доступ к БД возможен как с помощью desktop приложения Windows (FossLook Клиент), так и с помощью веб-браузера (веб-клиент FossLook).

Для работы с документами FossLook необходимо быть авторизованным пользователем на сервере системы (либо в вашем домене Windows, если к системе подключен модуль Active Directory).

Работать с документами и папками FossLook вы можете с помощью Windows клиента так и с помощью веб-браузера.

Документы в FossLook

Документ в FossLook в отличие от Google Drive представляется как набор атрибутов (полей), описывающих документ, в том числе и вложенных в него файлов, т.е. файлы в FossLook хранятся "внутри" документов. Любой пользователь может создать в системе документ, представляющий набор предопределенных полей, который может быть настроен по вашему усмотрению. К документу можно прикрепить любое количество файлов с вашего локального диска.

Вы можете самостоятельно проектировать набор полей документов, а также настраивать вид интерфейса документа – скрывать/показывать информацию:

Редактирование файлов возможно только в режиме оффлайн, если на вашей локальной машине установлены приложения для работы с данными файлами.

Установление связей между документами

Еще одной функцией FossLook, не доступной в Google Диск, является возможность установления связей между документами. Вы можете устанавливать связи по типу: "один документ вложен в другой", "один документ ссылается на другой" или "документ использует значения полей другого документа в качестве справочника".

Поиск документов

В Google Диск можно искать файлы по имени, а также по содержимому документов (полнотекстовый поиск).

FossLook предоставляет гораздо больше возможностей, используя поиск по значениям полей, объединяя условия поиска с помощью логических операторов. Также возможен полнотекстовый поиск (по содержимому вложенных в документ файлов).

Сравнение по хранилищу

В таблице приведены краткие выводы по возможностям хранилища документов Google Drive и FossLook

Возможность	Google Drive	FossLook
Работа с бесплатными офисными приложениями он-лайн	Да	Нет
Установление связей между документами	Нет	Да
Настройки интерфейса пользователя	Минимальные	Широкие возможности
Работа как в интернете, так и в локальной сети	Только интернет	Да
Ограничения на объем данных	Есть. Расширяются переходом на платные пакеты	Есть. Зависят от объема локального диска, где расположена ваша БД
Безопасность хранения данных	Информация хранится в интернете. Теоретически небезопасно	Информация хранится на сервере БД. Можно работать как в локальной сети, так и через интернет. Хорошая защита
Полнотекстовый поиск	Да	Да (по вложенным файлам)
Поиск по значениям атрибутов документов, с использованием логических операторов	Нет	Да

Предоставление доступа

Как представить доступ к документу пользователям в Google Drive

К любому файлу или папке в Google Drive можно дать доступ другим пользователям через интернет. Данный доступ предоставляется по ссылке или по приглашению, отправленному на email, указанный в настройках доступа.

Следует понимать, что если документ доступен по ссылке, – он опубликован в интернет и доступен всем пользователям, которые случайно или не случайно получили ссылку и открыли его.

Google Drive позволяет опубликовать документ в интернете также с возможностью доступа для всех, даже тех, у кого нет ссылки на документ. Т.е. документ включается в индекс поисковой машины, и найти его может любой пользователь.

Доступ, предоставленный по приглашению, может быть обусловлен правами: "Чтение", "Комментирование", "Редактирование".

У пользователя, создавшего документ в Google Drive, есть право "Владелец".

Разница между правами представлена в таблице ниже:

	Чтение	Комментирование	Редактирование	Владелец
Просмотр файлов и папок	+	+	+	+
Возможность скачать файлы на компьютер и синхронизация с другими устройствами	+	+	+	+
Создание копий	+	+	+	+
Комментирование и предложение исправлений в файлах		+	+	+
Редактирование документов, таблиц, презентаций и рисунков			+	+
Изменение настроек доступа к файлам			+	+
Перемещение файлов в папку и из папки			+	+
Добавление и удаление версий файлов			+	+
Удаление файлов и папок				+
Передача права владения объектом другому пользователю				+

Права доступа FossLook

Каждый пользователь может входить в несколько групп, а также принадлежать какому-либо одному отделу организации. В системе можно построить иерархию вашего предприятия и включить в нее пользователей:

Доступ к документам и папкам настраивается централизовано администратором системы с помощью Windows приложения FossLook Администратор. Вы можете предоставить доступ как отдельным пользователям, так и группам пользователей. Владелец документа также может настроить разрешения на свой документ самостоятельно с помощью своего клиентского приложения.

Виды прав доступа FossLook, терминология и политика работы с ними аналогичны тем, что используются в Windows:

Сравнение по реализации прав доступа

В таблице приведены краткие выводы по реализации прав доступа в Google Drive и FossLook

Возможность	Google Drive	FossLook
Централизованное управление правами доступа	Нет	Да
Возможность непосредственно опубликовать документ в Интернете с назначением прав доступа	Да	Нет
Поддержка групповых политик	Нет	Да

Коллективная работа с документами

Как организовать совместную работу с документами в Google Диск

При совместной работе с документами формата Google Docs вы будете видеть, кто какие правки вносит в документ в режиме онлайн. Также интерфейс офиса позволяет общаться пользователям, работающим над документом, между собой в окне чата.

Если права доступа разрешают комментирование, в документах офиса Google Docs вы также сможете оставлять комментарии к тем или иным фрагментам, например, текстового документа.

Совместная работа с документами, отличными от формата Google Docs, возможна только в режиме оффлайн. Информацию о том, кто и когда изменял документ, можно увидеть в диалогах управления версиями документов.

Коллективная работа FossLook. Маршруты документов

Вы можете предоставить документ для работы другим пользователям, отправив его по маршруту. Маршрут проектируется с помощью визуального редактора. В маршруте можно поставить пользователям задачи по работе над документами и сроки их исполнения. Маршрут можно настроить с определенной логикой перехода от одного пользователя к другому.

Участниками маршрутов могут быть не только пользователи но и отделы организации. Документ можно отправить "на отдел", с возможность работы над ним любым свободным пользователем отдела. Таким образом, вы можете организовать с помощью FossLook свои собственные регламенты для работы с тем или иным типом документа.

В отличие от Google Диск, в FossLook (на закладке "Маршруты") вы сможете увидеть текущее состояния работы с документом, в т.ч. когда пользователь впервые открыл документ, когда он отчитался, что работа завершена и др.

Состояние работ по документу относительно сроков исполнения можно также отследить, например, создав, соответствующие фильтры на папку, в которой хранится документ. Например, вы можете настроить фильтрацию документов с просроченным сроком исполнения, и таким образом, контролировать работу своих сотрудников.

Сравнение по возможностям коллективной работы

В таблице приведены краткие выводы по возможностям коллективной работы в Google Drive и FossLook

Возможность	Google Drive	FossLook
Просмотр он-лайн, кто какие правки вносит в документ	Да	Нет
Комментирование работы с документом он-лайн	Да	Нет
Работа над документом, как последовательность переходов от одного пользователя к другому (маршрут)	Нет	Да
Отслеживание результата работы над документом (отчет исполнителя)	Нет	Да

Управление версиями документов

Управление версиями документов Google Drive

Диалог управления версиями показывает список всех версий файла, время синхронизации или загрузки, а также имя того, кто ее выполнил.

Вы можете загрузить новую версию файла, скачать или удалить версию.

Управление версиями документов FossLook

В FossLook версии документов не создаются автоматически как в Google Drive. Предварительно у документа должна быть "включена" функция для поддержки версионности. Инициатором создания версии является пользователь с соответствующими правами.

Вы можете создать версию, в которую копируются все поля и вложенные в документ файлы, вернуться к предыдущей версии или удалить версию.

Сравнение по работе с версиями документов

В таблице приведены краткие выводы по работе с версиями документов в Google Drive и FossLook

Возможность	Google Drive	FossLook
Поддерживается работа с версиями	Да	Да. Требуется настройка для интересующего типа документа
Создание новой версии документа	Автоматическое (после редактирования документа пользователем)	Инициируется пользователем

Выводы

Рассмотрев все функции Google Drive и FossLook, относящиеся к совместной работе над документами, можно сформулировать следующие рекомендации при выборе продукта.

Когда лучше использовать Google Drive

• Вас интересует простая возможность совместной правки какого-либо документа (текста либо таблицы) небольшим коллективом пользователей без особых требований к конфиденциальности информации.
• Вам нужно быстро подготовить и опубликовать какой-либо документ в интернете для всеобщего обозрения или для определенного круга лиц.
• Вы желаете использовать только бесплатные офисные приложения.

Когда предпочтителен FossLook

• Вам требуется защищенное хранилище документов для работы, в т.ч. и с конфиденциальной информацией.
• Вам необходимо гибко настраивать доступ пользователей к документам, используя групповые политики.
• Вы рассматриваете документ не только как файл определенного формата, но как набор атрибутов (полей), описывающих документ.
• Вам необходимо организовать поиск документов не только по имени и содержимому, но и по другим атрибутам (например, дате создания), а также вы желаете фильтровать документы по значениям их атрибутов.
• Вас интересует настраиваемый интерфейс пользователя для показа только необходимой вам информации о документах и папках.
• Вы хотите автоматизировать работу большого количества пользователей, используя определенные регламенты для обработки документов.

Таким образом, для корпоративной работы наиболее подходит FossLook, для совместной правки документа небольшим коллективом пользователем (с возможной публикацией документа в интернете), идеально подойдет Google Drive.